La capacidad de generar facturas en diversos formatos y exportar datos para su análisis e integración con otros sistemas es fundamental en un entorno B2B. Caipiaozxhq ofrece una amplia gama de opciones para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa y cumplir con los requisitos normativos vigentes en España y la Unión Europea.
Formatos de facturación electrónica
Caipiaozxhq B2B soporta múltiples formatos de facturación electrónica, cumpliendo con los estándares internacionales y los requisitos específicos del mercado español:
1. PDF firmado electrónicamente
El formato PDF sigue siendo el más utilizado para la visualización y archivo de facturas electrónicas:
- Personalización completa: Las facturas en PDF se generan con su imagen corporativa, incluyendo logotipo, colores y tipografía.
- Firma electrónica avanzada: Todas las facturas PDF se firman electrónicamente conforme al Reglamento eIDAS, garantizando su autenticidad e integridad.
- Metadatos incorporados: El PDF incluye metadatos estructurados que facilitan su procesamiento automatizado.
- Código QR: Opcionalmente, se puede incluir un código QR que enlaza a la versión online de la factura o contiene información clave para su verificación.
Este formato es ideal para el envío a clientes y para el archivo legal, ya que cumple con los requisitos de la normativa española para la conservación de facturas.
2. Facturae (XML)
Facturae es el formato estándar de factura electrónica en España, especialmente relevante para las relaciones con el sector público:
- Versiones soportadas: Generamos facturas en Facturae 3.2.2 y 4.0, según las necesidades del receptor.
- Firma electrónica XAdES: Las facturas se firman conforme a la especificación XAdES-EPES, requerida por la administración pública española.
- Validación automática: Antes de la emisión, se valida la estructura del XML contra los esquemas oficiales para garantizar su corrección.
- Compatibilidad FACe: Las facturas generadas son totalmente compatibles con el punto general de entrada de facturas de la Administración General del Estado (FACe).
Este formato es obligatorio para facturar a entidades públicas en España y es cada vez más utilizado también en relaciones B2B por su capacidad de automatización.
3. UBL 2.1 (Universal Business Language)
UBL es un estándar internacional desarrollado por OASIS y adoptado por la Unión Europea para la facturación electrónica transfronteriza:
- Conformidad con EN 16931: Nuestras facturas UBL cumplen con la norma europea sobre facturación electrónica.
- Interoperabilidad internacional: Este formato facilita las transacciones con empresas de otros países europeos.
- Extensibilidad: Permite incluir información adicional específica del sector sin perder la compatibilidad básica.
- Múltiples representaciones: A partir del mismo documento UBL, podemos generar visualizaciones en diversos formatos.
UBL es especialmente útil para empresas que operan a nivel europeo o internacional, ya que es el formato adoptado por la Directiva 2014/55/UE sobre facturación electrónica.
4. Otros formatos específicos
Además de los formatos estándar, Caipiaozxhq puede generar facturas en formatos específicos requeridos por grandes clientes o sectores particulares:
- EDI (Electronic Data Interchange): Para sectores como retail, automoción o logística.
- EDIFACT: Estándar internacional para el intercambio electrónico de datos comerciales.
- Formatos propietarios: Adaptación a los requisitos específicos de grandes empresas o plataformas de proveedores.
Estos formatos se implementan a medida según las necesidades específicas de cada cliente.
Opciones de exportación de datos
Caipiaozxhq B2B ofrece múltiples opciones para exportar datos, facilitando su análisis e integración con otros sistemas:
1. Exportación de facturas y transacciones
Los datos de facturas y transacciones pueden exportarse en diversos formatos:
- CSV (Comma-Separated Values): Formato universal compatible con Excel y la mayoría de sistemas.
- XLSX: Formato nativo de Microsoft Excel con soporte para múltiples hojas y fórmulas.
- JSON: Ideal para integraciones con sistemas modernos basados en API.
- XML: Con esquemas personalizables según las necesidades específicas.
Estas exportaciones pueden configurarse con diversos filtros (fecha, cliente, estado, etc.) y programarse para generación automática con la periodicidad deseada.
2. Formatos contables específicos
Para facilitar la integración con sistemas contables, ofrecemos exportaciones en formatos específicos:
- SII (Suministro Inmediato de Información): Formato XML requerido por la Agencia Tributaria española para el SII.
- SAP IDOC: Para integración directa con sistemas SAP.
- Contaplus/Sage: Formatos compatibles con software contable popular en España.
- A3ERP: Exportación específica para este software ampliamente utilizado en asesorías.
Estos formatos facilitan la importación directa en los sistemas contables sin necesidad de manipulación manual de los datos.
3. Exportación de informes
Los informes generados en la plataforma pueden exportarse para su análisis detallado:
- PDF: Para informes formales con gráficos y tablas formateadas.
- XLSX: Con múltiples hojas organizadas por categorías y fórmulas precalculadas.
- CSV: Datos en bruto para análisis personalizado.
- HTML: Para compartir informes interactivos.
Estos informes pueden personalizarse incluyendo solo los datos relevantes para cada caso de uso.
4. Exportación para conciliación bancaria
Para facilitar la conciliación con extractos bancarios, ofrecemos formatos específicos:
- AEB43: Estándar bancario español para extractos normalizados.
- MT940: Formato SWIFT internacional para extractos bancarios.
- CAMT.053: Formato XML basado en ISO 20022 para extractos de cuenta.
Estos formatos facilitan la comparación automática entre los pagos registrados en Caipiaozxhq y los movimientos en las cuentas bancarias.
Automatización de exportaciones
Para maximizar la eficiencia, Caipiaozxhq permite automatizar las exportaciones de diversas formas:
1. Programación temporal
Las exportaciones pueden programarse para generarse automáticamente con diferentes periodicidades:
- Diaria: Ideal para conciliaciones diarias o seguimiento continuo
- Semanal: Para informes de gestión semanales
- Mensual: Para cierre contable mensual
- Trimestral: Coincidiendo con periodos fiscales
- Personalizada: En fechas específicas definidas por el usuario
2. Distribución automática
Los archivos generados pueden distribuirse automáticamente por diversos canales:
- Email: Envío automático a direcciones predefinidas.
- SFTP: Subida a servidores SFTP para integración con otros sistemas.
- API: Disponibilidad a través de endpoints API para consulta programática.
- Almacenamiento en la nube: Sincronización con servicios como Google Drive, Dropbox o OneDrive.
3. Webhooks y notificaciones
El sistema puede notificar automáticamente cuando hay nuevos datos disponibles:
- Webhooks que notifican a sistemas externos cuando hay nuevas facturas o transacciones
- Notificaciones por email cuando se generan nuevos informes
- Alertas en el panel de control para usuarios relevantes
Conciliación automática
Además de la exportación de datos, Caipiaozxhq ofrece funcionalidades avanzadas de conciliación automática:
1. Conciliación de pagos
El sistema puede conciliar automáticamente los pagos recibidos con las facturas pendientes:
- Matching por referencia: Utilizando referencias únicas en cada factura.
- Matching por importe: Identificación de pagos basada en importes exactos.
- Matching por cliente: Agrupación de pagos por cliente para facilitar la conciliación manual cuando es necesaria.
- Algoritmos de fuzzy matching: Para casos donde la información no es exacta (referencias parciales, pequeñas diferencias en importes, etc.).
2. Conciliación con extractos bancarios
Caipiaozxhq puede importar extractos bancarios y conciliarlos con los pagos registrados:
- Importación de extractos en formatos AEB43, MT940, CAMT.053, CSV, etc.
- Identificación automática de pagos correspondientes a facturas en el sistema
- Marcado de discrepancias para revisión manual
- Generación de informes de conciliación
3. Contabilización automática
Para clientes con integración completa, el sistema puede generar automáticamente los asientos contables:
- Asientos de emisión de facturas
- Asientos de cobro
- Asientos de regularización para pagos parciales o agrupados
- Contabilización de comisiones bancarias y otros gastos asociados
Cumplimiento normativo
Todos los formatos de facturación y exportación cumplen con los requisitos normativos aplicables:
1. Requisitos fiscales españoles
- Cumplimiento del Real Decreto 1619/2012 sobre obligaciones de facturación
- Adaptación al Suministro Inmediato de Información (SII) de la Agencia Tributaria
- Soporte para facturación electrónica obligatoria según la Ley 25/2013
- Conservación de facturas según los plazos legales establecidos
2. Normativa europea
- Conformidad con la Directiva 2014/55/UE sobre facturación electrónica
- Cumplimiento de la norma europea EN 16931 sobre el modelo semántico de datos
- Adaptación a la Directiva de IVA y sus requisitos para facturas electrónicas
3. Estándares internacionales
- Conformidad con ISO 20022 para mensajes financieros
- Implementación de estándares UBL de OASIS
- Soporte para formatos CEN/TC 434 para interoperabilidad europea
Personalización y soporte
Entendemos que cada empresa tiene necesidades específicas en cuanto a formatos y exportaciones:
- Consultoría inicial: Analizamos sus requisitos específicos y recomendamos las mejores opciones.
- Desarrollo a medida: Podemos implementar formatos personalizados según sus necesidades.
- Migración de datos: Facilitamos la transición desde sistemas anteriores.
- Formación: Capacitamos a su equipo para aprovechar al máximo las opciones de exportación.
- Soporte continuo: Asistencia para resolver dudas o problemas con los formatos y exportaciones.
Conclusión
Caipiaozxhq B2B ofrece una amplia gama de formatos de facturación electrónica y opciones de exportación diseñadas para adaptarse a las necesidades específicas de las empresas españolas y europeas. Nuestra plataforma no solo facilita el cumplimiento normativo, sino que también optimiza los procesos internos mediante la automatización de la generación, distribución y conciliación de facturas.
La flexibilidad de nuestro sistema permite integrarse con prácticamente cualquier software contable o ERP, eliminando la necesidad de entrada manual de datos y reduciendo significativamente el riesgo de errores. Además, nuestras funcionalidades de conciliación automática liberan recursos valiosos en el departamento financiero, permitiendo a su equipo centrarse en tareas de mayor valor añadido.
Si tiene requisitos específicos relacionados con formatos de facturación o necesidades de exportación particulares, no dude en contactar con nuestro equipo para una evaluación personalizada.